Software in HR – Reinout van de Wolfshaar
Ontwikkelingen op het gebied van Human Resources Management maken het werk makkelijker. Het administreren verschuift naar controleren en dat maakt dat er meer ruimte overblijft voor de core business van een bedrijf. Zo weet ook Reinout van de Wolfshaar (30), HR-consultant bij Peopletrack. Een bedrijf wat klanten adviseert bij het automatiseren van verschillende HR-processen.

Welke systemen ervaren HR-managers als prettig?

“Automatisering is hetgeen wat bedrijven fijn vinden. Een systeem waarin analyses gemaakt worden en waarbij er geautomatiseerd naar voren komt wat de managers zoeken. Een ander voorbeeld is een automatische update via de work ow of per e-mail over belangrijke zaken, bijvoorbeeld over een functioneringsgesprek of een contractverlenging. De leidinggevenden en managers kunnen zich dan bezighouden met andere werkzaamheden en worden automatisch herinnert aan belangrijke HR-zaken.”

Betekent dat dan dat HR-managers zo min mogelijk willen nadenken?

“Het gaat erom dat het werk zo efficiënt mogelijk wordt. Bedrijven willen zich bezighouden met hun core business, niet met ‘bijkomende zaken’. Ik heb een tijd bij de stichting NSDSK voor dove- en slechthorende kinderen gewerkt. De teamleiders van de behandelgroepen hebben de zorg voor de kinderen, maar moeten daarnaast ook heel veel administratie bijhouden. Dat willen ze niet, want ze houden zich het liefst bezig met de kinderen. De HR-zaken krijgen ze erbij. In dat soort gevallen is een geautomatiseerd systeem erg waardevol.”

“Wanneer je processen op een goede manier automatiseert, blijft er meer tijd over om mensen te helpen.”

Wat zijn belangrijke ontwikkelingen op het gebied van HR-software?

“Wat je steeds meer ziet is Business Intelligence; het proces waarbij gegevens worden omgezet tot analyses, waar bedrijven veel aan hebben. Hiermee wordt het proces van analyseren efficiënter en is er meer relevante informatie beschikbaar voor het bedrijf. Ook digitalisering op het gebied van declareren, verlof, verzuim en andere aanvragen is iets wat je steeds meer ziet. Werknemers kunnen dan zelf, zonder tussenkomst van een HR-medewerker, via een app hun declaratie, verlofaanvraag of verzuim doorgeven. Handig, want zo kan het parkeerbonnetje na een zakelijke afspraak met een klant direct worden gedeclareerd en ook overuren geef je met een paar klikken door.”

“Business intelligence is het proces waarbij gegevens worden omgezet tot analyses waar bedrijven veel aan hebben”

Wat zijn de belangrijkste voordelen van deze ontwikkelingen?

“Er zijn minder mensen nodig voor een HR-afdeling. De processen worden vereenvoudigd en er is meer ruimte voor controleren in plaats van administreren. Als voorbeeld: een werknemer kan nu zelf de uren doorgeven, dit komt dan meteen terecht bij de directe leidinggevende en kan door naar de salarisadministratie. Voorheen werd er handmatig een aanvraag ingediend, moest deze gecontroleerd worden door de werknemer, door de verantwoordelijke, door de eindverantwoordelijke en moest dan uiteindelijk nog naar de salarisadministratie. In zo’n geval ligt de controle op de verkeerde plaats. Niet efficiënt en zonde van de tijd.”

Je zegt er zijn minder mensen nodig op een HR-afdeling, is dat dan wel positief?

“Over het algemeen zijn HR-afdelingen erg positief! Natuurlijk, er zijn mensen die soms wat moeite hebben met veranderingen en digitalisering, maar over het algemeen is iedereen pro digitalisering. Het betekent namelijk dat het werk eenvoudiger wordt en dat er meer ruimte is voor andere zaken die anders blijven liggen. Daarnaast willen mensen die een HR-opleiding hebben gevolgd medewerkers helpen. Wanneer je processen op een goede manier automatiseert, blijft hier meer tijd voor over.”